Được giao tổ chức liên hoan cho cả phòng hay cả xưởng là việc khiến nhiều nhân viên hành chính đau đầu. Bài viết đi qua từng bước từ chốt ngân sách, chọn ngày, chọn set tiệc đến phân công ngày tổ chức, kèm bảng thời gian mẫu cho tiệc 30–100 khách.
"Em lo giúp anh vụ liên hoan cuối quý nhé, khoảng sáu chục người." Câu giao việc ngắn gọn ấy thường kéo theo hàng chục cuộc điện thoại, vài bảng tính và không ít lo lắng cho người được giao. Quanh Thuận An có rất nhiều doanh nghiệp, từ văn phòng vài chục người đến xưởng sản xuất vài trăm công nhân, và Gió Biển đã đồng hành với không ít người phụ trách hành chính trong những buổi tiệc như thế. Bài viết này tổng hợp những gì chúng tôi thấy giúp một buổi liên hoan công ty từ ba mươi đến một trăm khách diễn ra suôn sẻ nhất.
Hầu hết các công ty duyệt ngân sách liên hoan theo đầu người, ví dụ ba trăm hay bốn trăm nghìn đồng mỗi người. Trong khi đó, nhà hàng tính tiền theo bàn. Vì vậy việc đầu tiên là quy đổi: lấy số người chia cho mười, làm tròn lên, ra số bàn. Sáu mươi hai người là bảy bàn, trong đó một bàn ngồi chưa đủ nhưng vẫn tính trọn bàn.
Ngân sách mỗi người cần được chia làm hai phần: đồ ăn và đồ uống. Với các set tiệc từ 2.290.000 đến 2.470.000 đồng mỗi bàn, phần đồ ăn rơi vào khoảng hai trăm ba mươi đến hai trăm năm mươi nghìn đồng mỗi người. Phần còn lại dành cho bia, nước ngọt và các chi phí phát sinh như phông nền, quà bốc thăm. Một liên hoan công ty ở miền Nam, bia thường chiếm từ hai mươi đến ba mươi phần trăm tổng chi phí, nên đừng tính quá sát phần này.
Tối thứ sáu và thứ bảy là thời điểm được ưa chuộng nhất, vì hôm sau mọi người được nghỉ. Nhưng đó cũng là lúc nhà hàng đông nhất. Nếu ngân sách eo hẹp hoặc muốn chọn chỗ ngồi đẹp, hãy cân nhắc tối thứ năm hoặc trưa chủ nhật. Với các công ty làm ca, tiệc trưa sau ca sáng hoặc tối sau ca chiều thường được nhiều người tham dự hơn.
Về thời điểm đặt, tiệc ba mươi đến năm mươi người nên đặt trước ít nhất một tuần. Tiệc từ năm mươi đến một trăm người nên đặt trước hai tuần, và vào mùa tất niên từ giữa tháng Chạp thì cần đặt trước ba đến bốn tuần. Các tối cuối năm ở sảnh tiệc thường kín lịch rất sớm, chờ tới khi sếp chốt danh sách mới gọi thì gần như chắc chắn hết chỗ.
Với tiệc từ ba mươi người, gọi món lẻ gần như là tự làm khó mình. Mỗi bàn một kiểu, món lên lệch nhau, cuối buổi đối chiếu hoá đơn mất cả tiếng. Set tiệc giải quyết tất cả: mọi bàn ăn cùng thực đơn, món lên đồng loạt, chi phí biết trước.
| Set | Giá/bàn | Phù hợp |
|---|---|---|
| Set 3 | 2.290.000đ | Tám mục, nhiều ốc và cá, hợp với tập thể thích nhâm nhi |
| Set 4 | 2.350.000đ | Sáu món gọn, lẩu cá mú nấu Thái chua cay, hợp với tập thể trẻ |
| Set 7 | 2.470.000đ | Có bò lúc lắc và tôm càng chiên tỏi, hợp khi có khách mời, đối tác |
Nếu có bàn đại biểu cho ban giám đốc hay khách mời, bạn có thể nâng thực đơn riêng cho bàn đó bằng cách thêm một món như cá mú hấp Hồng Kông hoặc cua rang me, các bàn còn lại giữ nguyên set. Đừng quên hỏi trước trong tập thể có ai ăn chay, dị ứng hải sản hay kiêng thịt bò để báo nhà hàng chuẩn bị phần riêng.
Đồ uống là khoản dễ vượt ngân sách nhất, vì không ai biết trước tập thể sẽ uống bao nhiêu. Cách hiệu quả là đặt một mức trần: ví dụ hai thùng bia mỗi bàn nam, nửa thùng mỗi bàn nữ, cộng nước ngọt và trà đá không giới hạn. Khi gần chạm mức trần, nhân viên nhà hàng sẽ báo cho người phụ trách để quyết định có mở thêm hay không.
Ở Gió Biển, bia và nước ngọt được tính theo số lon, chai thực tế đã khui. Thùng chưa khui được trả lại, không tính tiền. Cuối buổi, người phụ trách chỉ cần cùng nhân viên kiểm lại số thùng và ký xác nhận, không phải ngồi đếm vỏ chai. Nếu công ty mang rượu từ ngoài vào, hãy hỏi trước về phí mở chai.
Một buổi liên hoan công ty thường có vài phần cố định: phát biểu của lãnh đạo, trao thưởng, văn nghệ hoặc trò chơi, bốc thăm trúng thưởng. Sảnh tiệc của nhà hàng có sân khấu nhỏ, micro không dây, loa và màn chiếu để phục vụ các phần này. Phông nền sân khấu có thể in theo thiết kế công ty gửi, hoặc dùng mẫu có sẵn kèm logo và tên chương trình.
Với tiệc ba mươi đến bốn mươi người không cần sân khấu, khu sân vườn dưới giàn lồng đèn đỏ lại là lựa chọn được ưa thích hơn. Không khí thoải mái, ồn ào vừa phải, và tấm ảnh tập thể chụp dưới hàng trăm chiếc đèn lồng luôn là tấm ảnh được chia sẻ nhiều nhất sau buổi tiệc.
Một lịch trình mẫu cho tiệc tối khoảng hai tiếng rưỡi:
Phần lớn liên hoan công ty cần hoá đơn VAT để quyết toán. Khi đặt tiệc, hãy gửi trước tên công ty, mã số thuế và địa chỉ để nhà hàng chuẩn bị. Tiệc từ ba bàn trở lên cần đặt cọc, mức cọc thường từ hai mươi đến ba mươi phần trăm giá trị dự kiến và được trừ vào hoá đơn cuối buổi. Hãy xin báo giá bằng văn bản ghi rõ số bàn, set tiệc và cách tính đồ uống để trình duyệt nội bộ trước khi cọc.
Số bàn chính thức nên được xác nhận với nhà hàng trước ngày tiệc một hôm. Nếu đến ngày có thêm người, nhà hàng vẫn hỗ trợ kê thêm bàn khi còn chỗ. Nếu bớt người sau khi đã xác nhận, bàn đã chuẩn bị vẫn được tính, vì vậy hãy chốt danh sách tham dự càng sát càng tốt.
Tổ chức liên hoan cho cả tập thể không cần quá cầu kỳ. Chỉ cần ngân sách rõ ràng, thực đơn hợp khẩu vị số đông và một nơi sẵn sàng lo phần còn lại, người phụ trách cũng có thể ngồi xuống và tận hưởng bữa tiệc cùng đồng nghiệp. Nếu bạn đang chuẩn bị một buổi như vậy ở khu vực Thuận Giao hay Bình Chuẩn, hãy gọi hotline 0935 127 668 để nhận báo giá theo số khách cụ thể.
Chưa có bình luận nào. Hãy là người đầu tiên!
